Schon oft gehört, doch selten verstanden: das „Briefing“. Per Definition spricht man von einem Schriftstück, das die Forderungen des Kunden an die Agentur enthält. Es dient der Agentur dazu, den Kunden und dessen Background kennenzulernen.
Außerdem können damit die Anforderungen des Kunden vor der Angebotserstellung verbindlicher bewertet sowie kalkuliert werden. Im späteren Projektverlauf bildet es die inhaltliche Grundlage für die Zusammenarbeit.
Zugegeben, dass das im ersten Moment nach Bürokratie und Papierkram klingt. Bei genauerer Betrachtung ist es jedoch eine unabdingbare Basis für eine gute Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur. Ein Briefing schafft Überblick und Klarheit.
Beispiel: Bei einem Schreiner bestellt man auch nicht einfach einen Schrank ohne Angabe von Spezifikationen wie „Welche Breite, Höhe, Tiefe?“, „Welches Material?“, „Wie viele Einlegeböden?“, „Wo soll er stehen“ vielleicht auch „Was soll darin verstaut werden?“. Das könnten mögliche Rückfragen des Schreiners sein, die er beantwortet haben muss, um Sie ideal beraten zu können. Im ersten Moment ist es somit immer wichtig erstmal zuzuhören und nicht gleich die Patentlösung parat zu haben. Was möchte mein Kunde überhaupt und ist das, was er möchte eigentlich die richtige Lösung, um sein Ziel zu erreichen? Hier sollten alle Dienstleister die gleiche Sprache sprechen.
Doch was beinhaltet nun ein gutes Briefing für eine Agentur damit es zum kreativen Sprungbrett wird?
1. Aufgabe
Im ersten Schritt liefert der Kunde die Aufgabe. Was genau soll passieren, in welchem Umfang und welches messbare Ziel soll damit erreicht werden. Im Idealfall können schon Angaben bezüglich der Tonalität, der Botschaft oder möglichen Vorgaben wie bspw. einem Corporate Design (Unternehmensbild) gegeben werden.
2. Hintergrund
Hier geht es darum, so viel wie möglich über den Kunden, das Projekt und den Projektverlauf zu erfahren.
Liefert der Kunde keine Hintergrundinformationen bleiben der Agentur nur die Inhalte der Kundenwebsite oder Pressemitteilungen als Ausgangsbasis. Wenn der Kunde nun eine neue Website beauftragt, können Sie sich sicherlich vorstellen wie umfangreich und aktuell diese Informationen ausfallen.
Wichtige Infos wären: Wie kam es zur Projektanfrage? Was ist die Motivation? Hat das Projekt Bezug zu anderen, vielleicht auch älteren Maßnahmen? Informationen zu Ihrem Betrieb: Wo sitzt die Firma? Was ist das Leitbild? Produkt- und Leistungsportfolio, das Unternehmen in Zahlen (Mitarbeiter, Umsatz, Standorte…), wo kommt das Unternehmen her (historisch) und wo will es hin (Unternehmensziele). Die Agentur interessiert in diesem Zusammenhang auch, wer Ihre Mitbewerber sind und wo diese sitzen. Gibt es vielleicht auch schon konkrete Vorstellungen, wie die Aufgabe gelöst werden könnte? Lösungen von Mitbewerbern, Best Practice Beispiele?
3. Rahmenbedingungen
In diesen werden alle wichtigen Faktoren für einen erfolgreichen Projektverlauf festgehalten. In den Rahmenbedingungen sollte immer das Budget, Termine (Präsentationen, Deadline) und die Projektbeteiligten festgehalten sein.
Sie merken, dass es unmöglich ist ein perfektes Briefing bei dieser Vielzahl von Fragen zu schreiben. Es wird nie das vollkommene Briefing geben, da Aufgabenstellungen oft neue Anforderungen mit sich bringen und Projektbeteiligte wechseln können. In unserem Verständnis legen wir großen Wert darauf das Briefing mit Ihnen persönlich zu besprechen. So können beide Seiten Rückfragen stellen und eine fundierte ausgewogene Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit schaffen.
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